Estrutura de Tópicos da Visualização de Gantt

A estrutura de tópicos no lado esquerdo da Visualização de Gantt funciona do mesmo modo que a da Vista de Estrutura de Tópicos do Projeto; ambas as estruturas de tópicos exibem a lista de tarefas contidas no projeto, adicionam tarefas da mesma forma e podem ser personalizadas com as colunas de sua preferência, independentemente uma da outra.

Colunas da Estrutura de Tópicos da Visualização de Gantt

As colunas disponíveis para exibição na estrutura de tópicos da tarefa da Visualização de Gantt são as mesmas disponíveis na Vista de Estrutura de Tópicos do Projeto. Consulte Colunas da Estrutura de Tópicos do Projeto para obter uma lista completa.

Como Criar a Estrutura do Projeto

Organizar tarefas com as ferramentas fornecidas no gráfico de Gantt, no inspetor de Tarefas e nos comandos de menu é uma forma rápida e eficiente de dar forma ao projeto. Selecionando tarefas (representadas por barras no gráfico) e movendo-as ou selecionando em um conjunto de comandos de transformação relacionados à estrutura de tarefas e do projeto, é possível dar forma de modo preciso ao trabalho em questão.

Como Agrupar Tarefas

Ao criar um projeto inicialmente, as tarefas podem ser organizadas em uma lista simples em que cada tarefa é par de todas as outras. Contudo, pode ser útil agrupar tarefas em organizações hierárquicas para representar melhor suas relações.

As tarefas são representadas na coluna Título por um número que precede cada tarefa. Quando a opção Visualizar > Estr. de Tópicos da Tarefa > Numeração Hierárquica estiver selecionada, as tarefas no nível superior da hierarquia serão representadas por números inteiros, enquanto as tarefas em níveis inferiores terão pontos adicionados a eles para cada nível de hierarquia abaixo do superior. O primeiro elemento secundário de Tarefa 1 será Tarefa 1.1, o primeiro elemento secundário de Tarefa 1.1 será Tarefa 1.1.1 e assim por diante.

Quando uma tarefa ganha sua primeira tarefa secundária, ela é convertida em uma tarefa de grupo e recebe as propriedades exclusivas do tipo de tarefa Grupo.

Existem algumas formas de abordar o agrupamento, dependendo do que você pretende fazer: começar com um conjunto de itens existente que deseja adicionar a um grupo, converter um item existente em um grupo ou criar uma tarefa de grupo totalmente nova.

• Para converter uma tarefa em um grupo que contenha novas tarefas secundárias:

  1. Selecione o item ao qual deseja atribuir subtarefas.
  2. Selecione Estrutura > Adicionar > Adicionar Tarefa Secundária (Comando-}).
  3. O item selecionado torna-se um grupo com uma tarefa secundária.
  4. Para adicionar mais tarefas ao grupo, pressione Retorno.

• Para incluir tarefas em um grupo dentro de uma tarefa par situada acima delas na estrutura de tópicos:

  1. Selecione os itens a serem agrupados.
  2. Selecione Estrutura > Recuar (Comando-]) ou Tabulação, dependendo de sua preferência.
  3. Os itens tornam-se elementos secundários do item acima deles na estrutura de tópicos.

• Para incluir tarefas em um grupo recém-criado:

  1. Selecione os itens a serem agrupados.
  2. Selecione Estrutura > Grupo (Comando-Opção-L).
  3. Os itens selecionados tornam-se elementos secundários de um grupo recém-criado.

• Para criar um novo grupo sem nada dentro:

  1. Selecione Estrutura > Adicionar > Grupo.
  2. Com isso é criado um novo item de grupo vazio.
  3. Para adicionar itens ao grupo, abra-o clicando no triângulo de expansão ao lado do nome do grupo (ou de sua barra no gráfico de Gantt) e, com o grupo selecionado, crie novas tarefas normalmente.

Como Conectar Tarefas com Dependências

Quando uma tarefa tiver que ser concluída antes que outra possa começar, existe uma dependência entre elas. Diagramar as dependências no projeto é uma parte essencial para entender o caminho crítico de tarefas que conduz à conclusão bem-sucedida, no prazo previsto e dentro do orçamento.

Usando o gráfico de Gantt na Visualização de Gantt, é possível representar as relações entre as tarefas com linhas de dependência. A linha de dependência é traçada do início ou término de uma tarefa (ou de um grupo ou um marco) até o início ou término de outra.

Ao criar uma dependência, a tarefa dependente é reagendada automaticamente para respeitar a dependência. Com mais alterações no cronograma e no nivelamento, as tarefas continuam tentando seguir as dependências. Se uma dependência se tornar impossível ou se manualmente você fizer uma tarefa parar de obedecer a suas dependências, ocorrerá uma violação, que pode ser resolvida na janela Violações.

Existem algumas formas de conectar tarefas:

• Selecione duas ou mais tarefas na vista de estrutura de tópicos ou no gráfico de Gantt e clique no botão Conexão da barra de ferramentas para criar uma dependência Término a Início entre cada tarefa seguinte.
• Selecione duas ou mais tarefas na estrutura de tópicos da tarefa ou no gráfico de Gantt, clique no triângulo que aparece no canto do botão Conexão (ou clique e mantenha pressionado o botão Conexão) para abrir um menu de tipos de dependências e selecione o tipo desejado.
• Posicione o ponteiro do mouse sobre uma barra de tarefas no gráfico de Gantt e arraste uma das setas que aparecem no início ou fim da barra. Ela se transformará em uma linha de dependência, que você pode soltar no início ou término de outra tarefa, grupo ou marco. O fato de arrastar do início ou término da tarefa pré-requisitada e de soltar no início ou término da tarefa dependente determina o tipo de dependência.
• Nas colunas Dependentes ou Pré-requisitos de uma tarefa, digite o código de uma dependência ou pré-requisito. Esses códigos combinam os IDs das tarefas envolvidas e o tipo de dependência, assim:

1. Uma dependência Início a Término a partir da tarefa ID 1
2. Uma dependência Início a Início a partir da tarefa ID 1
3. Uma dependência Término a Início a partir da tarefa ID 4.1. (T-I é o tipo mais comum de dependência; por isto, um ID de tarefa sozinho, sem nenhuma letra, é considerado como T-I.)
4. Uma dependência Término a Início a partir da tarefa ID 4.2, com tempo de avanço de 1 dia.

Tarefas Recorrentes

Uma tarefa recorrente é uma tarefa designada para repetir-se várias vezes. Isto pode ser útil para planejar reuniões semanais, fazer inventário de reposição de estoque ou a contabilidade de marcos trimestrais do progresso de um projeto.

Para definir uma tarefa ou marco como recorrente, selecione-a e abra o inspetor de Tarefas. Na seção Info. da Tarefa, abra o menu pop-up Tipo e selecione Tornar esta Tarefa Recorrente. Aparece a caixa de diálogo de recorrência de tarefa para configurar as propriedades da tarefa recorrente.

1. Duração: define uma duração para a tarefa recorrente.

2. Início: define uma hora de início para a tarefa. Se a primeira ocorrência do intervalo de repetição for posterior à hora de início, a hora de início mudará automaticamente para a primeira ocorrência.

3. Término: selecione se deseja Terminar Até uma hora específica, agendando ocorrências suficientes para preencher o intervalo entre início e término, ou Terminar Depois De um número de ocorrências definido.

4. Intervalo de Repetição: use o menu pop-up para selecionar um intervalo em dias, semanas, meses ou anos e defina um valor de quanto tempo do intervalo decorrerá entre repetições.

5. Detalhes do Intervalo: use estes controles para refinar os parâmetros do intervalo de repetição selecionado. Esta seção muda de acordo com o dia, semana, mês ou ano selecionado.

6. Parar Repetição: clique para alterar a tarefa de tarefa recorrente para tarefa ou marco normal, cancelando futuras ocorrências. Aparece somente ao editar as regras de recorrência de uma tarefa recorrente existente.

7. Cancelar, Aplicar: clique para cancelar quaisquer alterações ou para aplicá-las à tarefa.

Depois de configurar uma tarefa recorrente, você poderá usar o menu Tipo do inspetor Info. da Tarefa para Editar Regras de Recorrência, que abre a caixa de diálogo para alterar as propriedades de recorrência da tarefa, e Parar Recorrência, para cancelar futuras ocorrências planejadas da tarefa.

Uma tarefa recorrente é representada na estrutura de tópicos da tarefa e no gráfico de Gantt como uma tarefa de grupo que contém cada ocorrência da tarefa agendada para ocorrer; por padrão, este grupo é mostrado como compactado quando fechado.

Como Dividir Tarefas

Seja pelo fato de um colaborador chave estar em férias ou porque outra parte do projeto passou a ter prioridade, em alguns casos pode ser útil suspender o trabalho em determinada tarefa. Quando quiser que um recurso ou membro da equipe dedique tempo a algo diferente da tarefa à qual está atribuído, dividir a tarefa em partes em torno do período de “interrupção” é a solução ideal.

Para dividir uma tarefa:

• Selecione a tarefa na estrutura de tópicos.
• Selecione Estrutura > Dividir Tarefa (Opção-Comando-S).
• No popover, ajuste a duração de ambos os lados da divisão, selecione a data e hora em que deseja retomar a tarefa após a interrupção e clique no botão Dividir Tarefa; a tarefa será dividida para conclusão posterior.

Depois de dividir uma tarefa, sempre é recomendável nivelar para garantir que a divisão seja o meio mais eficiente de gerenciar a tarefa em questão, considerando-se os recursos disponíveis e as restrições de tempo do projeto.

Como Criar Tarefas Hammock

Uma tarefa hammock é aquela cuja duração depende de quando termina a tarefa anterior e quando começa a seguinte. Este tipo de tarefa é útil ao lidar com um prazo urgente e decidir o que pode ser reduzido se o projeto estiver atrasado ou se fatores externos influenciarem quando devem ocorrer determinadas partes do projeto.

Por exemplo, se você tivesse que preparar um documento escrito, o tempo reservado para edição variaria de acordo com a conclusão do documento e sua data de entrega.

Usando esse cenário, vamos criar um exemplo de tarefa hammock. Nosso ponto de partida é um conjunto de duas tarefas e um marco conectados por dependências Término a Início: Escrever Boletim, Editar Boletim e Publicar Boletim.

Queremos publicar o boletim em 12 de junho, portanto definimos a data do marco Não Iniciar Antes De para que reflita isto.

Em seguida, adicionamos uma dependência para indicar que a edição termina quando a publicação começar. Pelo fato de Publicar Boletim ser um marco e não uma tarefa, suas datas de início e término são equivalentes; portanto, esta dependência é do tipo Término a Término (se a publicação fosse uma tarefa, seria uma dependência Início a Término).

Como esta dependência é direcional, para que o OmniPlan entenda a relação é necessário selecionar o marco e arrastar uma seta de dependência até a tarefa Editar, em vez de selecionar o tipo de dependência na seção Dependências do inspetor de Tarefas.

Depois de criar esta dependência, apagamos a dependência Término > Início desnecessária de Editar a Publicar para evitar a criação de um loop de dependência.

Com nossas dependências configuradas corretamente, a etapa final para configurar a tarefa hammock é selecioná-la e escolher Hammock como tipo de tarefa no inspetor de Tarefas.

Agora, se o processo de escrever o boletim demorar mais que o planejado, a duração da tarefa de edição diminuirá para respeitar as necessidades das tarefas em ambos os lados.

Como Editar no Gráfico de Gantt

Manipular itens diretamente no gráfico de Gantt pode ser uma forma útil de fazer o acompanhamento de um plano em qualquer ponto de seu progresso. As seções a seguir descrevem ferramentas para editar alterações no projeto conforme o trabalho progride.

Como Traçar Linhas de Dependência

Para traçar linhas de dependência entre duas tarefas:

• Selecione uma barra de tarefas no gráfico de Gantt para ver suas setas de dependência.
• Arraste uma seta de dependência a partir do início ou término de uma tarefa.
• Solte a seta no início ou término de outra tarefa para criar uma dependência.

Como Apagar Linhas de Dependência

Para apagar uma linha de dependência entre duas tarefas:

• Selecione a linha de dependência clicando nela.
• Pressione Apagar.

Fazer isto remove a relação de dependência representada pela linha e permite que as tarefas agora não relacionadas se separem adequadamente.

Como Traçar Restrições nas Tarefas

Para traçar restrições nas tarefas:

• Mantenha pressionada a tecla Maiúsculas e arraste a partir do começo ou fim de uma tarefa para criar uma restrição de início ou término.
• Mantenha pressionada a tecla Maiúsculas e clique duas vezes em uma restrição existente para removê-la.

Como Agendar Tarefas Manualmente

Para agendar tarefas manualmente:

• Selecione uma tarefa e arraste-a horizontalmente a partir de sua posição padrão na linha do tempo.

• A tarefa será agendada na nova posição, com o tipo de agendamento definido como Manual

Como Alterar a Duração da Tarefa

Para alterar a duração de uma tarefa no gráfico de Gantt:

• Clique no controle de tração na extremidade direita de uma barra de tarefas.
• Arraste a extremidade da barra à esquerda ou à direita para alterar a duração da tarefa. Você pode manter pressionada a tecla Maiúsculas enquanto arrasta para arredondar os valores.

Como Ajustar a Conclusão da Tarefa

Para ajustar o quanto de uma tarefa foi concluído:

• Clique no puxador branco em forma de casa na barra de tarefas.
• Arraste o puxador para atualizar a conclusão.

Como Atualizar a Conclusão da Tarefa

Se tudo estiver conforme o planejado, clique no botão Atualizar da barra de ferramentas.

Selecione uma data e hora (por padrão, hoje), escolha se deseja permitir que as tarefas sejam marcadas como parcialmente concluídas e se deseja atualizar todas as tarefas ou apenas as selecionadas.

Ao clicar em OK, as porcentagens de conclusão das tarefas serão atualizadas para a data e hora especificadas.

Como Reagendar Tarefas Não Concluídas

Quando uma tarefa não tiver sido concluída como estava previsto, você pode usar o botão Reagendar da barra de ferramentas para determinar rapidamente a melhor posição para ela na situação atual.

Ao clicar no botão Reagendar é exibida a seguinte caixa de diálogo.

Selecione uma data e hora para reagendar as tarefas não concluídas e especifique se deseja atualizar todas as tarefas ou apenas as selecionadas.

Ao clicar em OK, as tarefas não concluídas serão movidas (e o cronograma todo será atualizado) para que o trabalho possa continuar a partir desse ponto.

Observe que este procedimento move apenas as tarefas com trabalho não concluído que estavam agendadas para antes da data especificada; as tarefas futuras não são afetadas.

Como Visualizar no Gráfico de Gantt

A fim de manter todos os dados mais importantes do projeto ao seu alcance, você pode personalizar a aparência de vários elementos do gráfico de Gantt de acordo com suas necessidades.

Como Personalizar Etiquetas de Tarefas

Selecione Visualizar > Gantt > Personalizar Etiquetas de Tarefas para abrir o editor de etiquetas de tarefas, com menus pop-up para escolher localizações de etiquetas em relação a tarefas, grupos e marcos, além de controle de intervalo para linhas e cabeçalho do gráfico de Gantt.

• Controle de Intervalo: uma representação do custo ou esforço cumulativo ou intervalado. Quando ativado, o valor é exibido em todas as linhas (como uma linha de texto sob a barra de tarefas da linha) ou apenas no cabeçalho de data do gráfico de Gantt (como uma linha sob a linha de data).

• Tarefas, Grupos, Marcos: cada tipo de tarefa tem um conjunto de menus pop-up que representam áreas da linha da tarefa no gráfico de Gantt: uma área de prefixo, a barra de tarefas em si e uma área de sufixo depois da barra. Use cada um dos menus para selecionar um tipo de coluna personalizada a ser exibido nessa área da linha.

Como Alterar a Escala do Gráfico

Altere o intervalo de datas visível do gráfico de Gantt usando o menu Lupa, no canto superior direito do gráfico, ou clicando no cabeçalho de data do gráfico e arrastando para a esquerda ou direita, como se estivesse redimensionando uma coluna.

Este menu também está disponível como menu contextual no cabeçalho de data e contém os seguintes comandos:

• Automático(a): redimensiona automaticamente a área visível do projeto com base no início e término do projeto.

• Específico(a): redimensiona o projeto em incrementos de minutos, horas, dias, semanas, meses, trimestres ou anos.

• Ajustar Proporcionalmente ao Projeto: redimensiona o projeto para que se ajuste totalmente dentro da área visível do gráfico de Gantt.

• Ajustar Proporcionalmente à Seleção: redimensiona o projeto para que a seleção atual preencha a área visível do gráfico de Gantt.

• Personalizar Cabeçalhos: abre as preferências de Exibição do OmniPlan para configurar como os cabeçalhos de data aparecerão no gráfico de Gantt.

Como Aplicar Cor às Horas Livres

Para que o gráfico de Gantt mostre uma cor de fundo alternativa nos dias em que geralmente não ocorre trabalho, selecione Visualizar > Período de Folga e escolha o item de submenu aplicável à situação: Nenhum, Feriados, Fins de Semana ou Todos.

Destacar as horas livres desta forma indica de modo mais claro quando se está trabalhando de fato e ajuda a explicar por que algumas barras do gráfico de Gantt parecem mais longas que a real duração das tarefas.

É possível selecionar uma cor para a aparência das horas livres no inspetor de Estilos e personalizar as horas em si na Visualização de Recursos.

Como Usar Caminhos Críticos

Observar o caminho crítico de um projeto ou marco é um ótimo meio para ter uma noção de quais tarefas envolvidas são mais importantes para a conclusão dos objetivos no prazo previsto. Identificar as tarefas que fazem parte do caminho crítico (e vice-versa) ajuda a priorizar o trabalho para garantir o cumprimento dos prazos.

Por padrão, o OmniPlan determina o caminho crítico levando em conta as relações de dependência entre as tarefas e o período de tempo livre (ou margem de atraso) entre elas.

• Quando o caminho crítico está relacionado às dependências, por exemplo, uma cadeia ininterrupta de tarefas com dependências Término > Início representa um caminho crítico simples para a conclusão do projeto. As tarefas que são independentes não constarão no caminho, pois podem ocorrer em qualquer momento durante o projeto.

• Quando o caminho crítico está relacionado à margem de atraso, por exemplo, as tarefas hammock (ou tarefas com data de início definida, antes da qual outro trabalho foi concluído) podem gerar períodos do projeto em que não ocorre nada. A duração desses períodos, que determinam se o caminho crítico é afetado, é definida no inspetor de Marcos.

O OmniPlan pode exibir caminhos críticos para o projeto inteiro e para marcos individuais. Para ativar os caminhos críticos, clique no botão Caminho Crítico na barra de ferramentas; para selecionar os caminhos críticos a serem exibidos, clique na seta no canto do botão e escolha os marcos desejados ou selecione-os no inspetor de Marcos.

Como Aferir o Progresso com Linhas de Base

Depois de terminar a configuração de um projeto e quando estiver pronto para começar a implementá-lo, você poderá definir um cronograma da linha de base. A linha de base representa as intenções originais do projeto, para comparação com o cronograma real. O cronograma real, por sua vez, é o modo como um projeto se desenvolve na realidade. Antes de definir a linha de base para um projeto, os cronogramas da linha de base e real são iguais. Depois de definir a linha de base, as alterações posteriores afetarão apenas o cronograma real.

Para definir uma linha de base, clique no botão Definir Linha de Base na barra de ferramentas. Aparece um campo em que é solicitado que se dê um nome à linha de base; o nome padrão é a data de hoje.

Ao clicar em OK, o cronograma da linha de base estará definido e as alterações posteriores serão aplicadas ao cronograma real.

Selecione Cronogramas Divididos ou Ambos Cronogramas para ver os cronogramas da linha de base e real juntos e poder compará-los.

O OmniPlan 4 permite definir quantas linhas de base você desejar; portanto, em qualquer ponto do projeto, é possível tirar um instantâneo que define um novo padrão a partir do qual o projeto real pode continuar. É possível comparar determinada linha de base com o cronograma real atual usando o menu Linha de Base/Real da barra de ferramentas.

Como Usar Simulações para Estimar a Conclusão de Marcos (Pro)

O OmniPlan 4 Pro inclui ferramentas para calcular o grau de certeza de que um marco será concluído até determinado prazo, usando simulações Monte Carlo com base em estimativas do esforço necessário para alcançar o objetivo. O resultado dessas simulações pode ajudar a identificar onde podem ocorrer atrasos (ou até adiantamentos) no cronograma.

Para executar uma simulação, mude para a Visualização de Gantt e selecione o botão Simulações na barra de ferramentas ou selecione Projeto > Executar Simulações Monte Carlo. Os ajustes selecionados aqui (e a simulação em si) afetarão todas as tarefas e marcos do projeto.

O grau de certeza fornecido pela simulação é determinado pela quantidade do esforço estimado necessário para a conclusão das tarefas dentro de cada marco. Caso não tenha definido manualmente as estimativas de esforço para as tarefas, você poderá fazê-lo ou usar a prática função Estimar Esforço Automaticamente (também encontrada no menu pop-up Monte Carlo).

Quando a simulação estiver concluída, aparecerá um conjunto de barras horizontais nos dias ao redor de cada marco (representado como um pequeno losango). Uma barra significa 20% de probabilidade de que o marco seja concluído nesse dia; cinco barras em um dia significam que, de acordo com a simulação, a probabilidade de concluir um marco nesse dia é de 100%. Passe o mouse sobre as barras de cada dia para obter mais detalhes.